Planlægningsweekend for teamet

En drejebog for en af teamets planlægningsweekender, hvor I bliver enige om, hvad kursisterne skal lære, fordeler modulerne og sætter fart i planlægningen.

Hvornår

Når KSL skal planlægge en af årets planlægningsweekender (PLW), især den første i det tidlige forår. Weekenden er der, fordi det meste af kursets kvalitet bliver afgjort her: hvis teamet ikke er enigt om læringsmålene, og hvis ingen ejer modulerne, går resten af året med at rette op.

Vejledning og eksempel pr. felt

Evaluering fra tidligere år

Hvad sagde teamet om sidste års planlægningsweekender på evalueringsweekenden? Skriv både det, der virkede, og det, I vil lave om.

Teamets tanker (sidste år): - Taksonomi-workshoppen gav et fælles sprog — vi brugte læringsmålene hele året. - For mange oplæg lørdag eftermiddag. Folk var trætte, før de kom til at arbejde i eget power couple. - Feedbackgrupper på tværs af power couples gav de bedste ændringer til modulerne. - Vi glemte at skrive beslutningerne ned og diskuterede de samme ting igen på 2. PLW. - Nye teamere følte sig først rigtigt med, da de fik et modul at eje.

Feedback fra planlægningsweekenden

Hvad skal I tage med fra forrige weekend? Til første PLW: hvad sagde teamet på evalueringsweekenden. Til senere PLW'er: hvad blev der bedt om i “evt.” og i feedbacken søndag?

- Mere tid i eget power couple — der er nu 70 minutter lørdag og 30 minutter søndag. - Ønske om at spejde lokationen sammen. Det lægges på 2. PLW. - Holdningsfisk skal ikke ligge sidst søndag, når folk er trætte. Flyttet til fredag aften.

Aktivitet og tidspunkt

Hvilken weekend er det, hvornår og hvor? Skriv det grove program med klokkeslæt fra ankomst fredag til afgang søndag.

1. planlægningsweekend Fredag kl. 18 til søndag kl. 12, spejderhytte Fredag 18:00 ankomst og aftensmad 19:30 runden rundt 20:30 lær hinanden at kende 21:30 holdningsfisk Lørdag 09:00 velkommen og kursusoplægget (KSL) 10:00 taksonomi-workshop 11:00 idégenerering til aktiviteter 13:30 fantasiramme-workshop 14:30 roller, udvalg og power couples 15:30 arbejde i power couples 17:30 teambuilding 20:00 aftenaktivitet Søndag 09:00 økonomioplæg (KSK) 10:00 miniprojektplaner og deadlines 11:00 evaluering af weekenden 11:30 rengøring 12:00 farvel

Ansvarlige

Hvem står for weekenden, og hvem har de enkelte programpunkter? Skriv roller, ikke navne.

Ansvarlig for weekenden: KSL Taksonomi-workshop og miniprojektplaner: KSL Fantasiramme-workshop: fantasirammeudvalget Økonomioplæg: KSK (kursuskasserer) Materialeoplæg: materialeansvarlig Mad: køkkenholdet Teambuilding og aftenaktivitet: to teamere, der har meldt sig Referent: én fast pr. dag

Bemanding

Hvem gør hvad i løbet af weekenden ud over programpunkterne? Mad, opvask, oprydning og facilitering.

- Facilitering af workshops: 2 (KSL) - Køkken: 2 hele weekenden - Opvask: 3 pr. måltid efter tur — liste hænger på køleskabet - Referent: 1 pr. dag - Rengøring søndag: alle, 30 minutter

Beskrivelse af aktiviteten

Hurtig indflyvning, så teamet kan læse planen på et minut. Derefter: hvordan I præsenterer weekenden, gennemførslen af de vigtigste punkter, evaluering, en evt. ramme og hvad der skal ligge i teamets mappe bagefter.

Hurtig indflyvning: Første PLW har ét mål: at teamet går hjem enige om, hvad kursisterne skal lære, og at hvert modul har en ejer og en plan. Lørdag formiddag finder vi læringsmålene. Lørdag eftermiddag fordeler vi modulerne til power couples, som straks går i gang. Søndag får hvert modul en miniprojektplan med deadlines og en simpel risikoanalyse. A. Fremlæggelse: Programmet sendes ud en uge før med pakkeliste. KSL åbner lørdag med 10 minutter om kursusoplægget for jeres trin. B. Gennemførsel af de vigtigste punkter: - Taksonomi-workshop (ca. 55 min): 2 og 2 brainstormer på “Hvad skal kursisterne have ud af ugen af konkrete nye evner?” — ét læringsmål pr. A4 (12 min). 4 og 4 sætter post-its med tanker og vigtighed på arkene (20 min). Alle præsenterer mindst ét læringsmål, og I bliver enige om, hvad det betyder (20 min). - Skal-moduler (ca. 30 min): Lav en liste over de moduler, kurset altid har (ankomst, opbygning, Patruljens Døgn, nedrivning, afgang) og nye idéer. Kobl hvert modul til ét eller flere læringsmål. - Power couples (ca. 60 min): KSL præsenterer fordelingen af moduler på power couples på 2–4 personer, lavet ud fra teamets spørgeskema. Nye sættes sammen med erfarne. - Arbejde i power couples (70 min): Brug FIAT-rækkefølgen — formål først, idéer, aktiviteter, tema til sidst. - Miniprojektplan (søndag, 45 min): Hvert power couple udfylder fase 1 (grovplanlægning frem til 2. PLW) og en simpel risikoanalyse med mindst to risici: hvad er risikoen, hvor sandsynlig er den, hvor stor er konsekvensen, og hvad gør I. C. Evaluering: Til teamet: Ved du, hvad dit modul skal lære kursisterne? Hvad var weekendens bedste og dårligste programpunkt? Til KSL: Har alle moduler en ejer og en næste deadline? Hvem har vi ikke hørt fra i weekenden? Til evalueringsweekenden: forholdet mellem oplæg og eget arbejde. D. Ramme: Ingen fantasiramme for teamet, men gerne et lille gennemgående indslag (morgenvækning med overraskelse, aftenaktivitet). E. Til teamets mappe: læringsmålene, modul- og power couple-listen, alle miniprojektplaner og referatet.

Formål og mål

Hvad skal teamet sidde tilbage med søndag middag? Én sætning formål og 2–3 konkrete mål.

Formål: Teamet er enigt om, hvad kursisterne skal lære, og planlægningen er i gang med klart ejerskab. Mål: - Der er en fælles liste med 6–10 læringsmål, som alle forstår ens. - Alle moduler har et power couple og en udfyldt miniprojektplan for fase 1. - Alle nye teamere har prøvet at arbejde i deres power couple.

Kursustaksonomi

Hvilke af kursusoplæggets elementer — ledelse, forløbstanken, medbestemmelse — skal I omsætte til læringsmål på weekenden, og for hvilket trin?

Trin: PLan 1. Ledelse: kursisten skal præsenteres for PL's opgaver, prøve at være PL og bruge viden om ledelsestyper. Forløbstanken: et helt forløb fra start til slut med fokus på planlægning og udførsel. Medbestemmelse: valg ud fra forudbestemte muligheder i patruljen — og opleve konsekvenserne. Workshoppen oversætter dem til jeres egne ord, fx “Alle kursister har været PL mindst én gang og fået feedback på det.”

Førstehjælp og sikkerhed

Weekenden er også en tur: hvem har førstehjælpstasken, og hvad gør I, hvis noget sker? Og hvornår på året tager I hul på kursets sikkerhed?

- Førstehjælpstaske i køkkenet. Teamets førstehjælpsansvarlige er med. - Ved ulykke: stands ulykken, giv livreddende førstehjælp, ring 1-1-2, giv almindelig førstehjælp. - Allergier og kost på tilmeldingen til weekenden. - På weekenden: hvert power couple skriver mindst to risici i sin miniprojektplan. På senere PLW'er gennemgår I kursets samlede beredskab (se skabelonen “Beredskab og krise under kurset”).

Deadlines

Hvad skal være klar til weekenden, og hvilke deadlines sætter weekenden for modulerne? Brug miniprojektplanens tre faser.

Før weekenden: - 2 uger før: program og pakkeliste sendt ud - 1 uge før: power couple-spørgeskema besvaret Efter weekenden (eksempel fra ét team — sæt jeres egne datoer): - Fase 1, grovplanlægning: budget for modulet i starten af maj, præsentation “70 % planlagt” og risikoanalyse inden 2. PLW i slutningen af maj - Fase 2, detailplanlægning: materialer og drejebog “90 % planlagt” i starten af september - Fase 3, finpudsning: færdig ugen før kurset

Bilag

Hvilke dokumenter skal teamet have før og efter weekenden? Læg filerne i teamets fælles mappe.

- Program og pakkeliste - Kursusoplægget (afsnittet om jeres trin) - Workshopplan for taksonomi og skal-moduler - Skabelon til miniprojektplan og drejebog - Power couple-spørgeskema - Beslutningsdokument / holdningsbog - Ordliste for nye teamere

Budget

Hvad koster weekenden (hytte, mad, transport), og hvor står det i kursets budget? Husk kvitteringer.

Ca. 9.000 kr. i alt for 20 teamere (eksempel — sæt jeres egne tal ind): - Hytte: ca. 2.500 kr. - Mad: ca. 4.000 kr. - Kørselsgodtgørelse: ca. 2.000 kr. - Workshopmaterialer: ca. 500 kr. Besked i programmet: “Weekenden er betalt — husk kvitteringer.”

Materialer

Materiale — antal — hvem skaffer — need eller nice.

- A4-papir — 1 pakke — KSL — need - Post-its og tusser — 10 blokke og 20 tusser — KSL — need - Kursusoplægget printet — 1 pr. power couple — KSL — need - Projektor eller stor skærm — 1 — hytten — nice - Computer — 1 pr. power couple — teamerne selv — need - Mad og natmad — til 3 dage — køkkenholdet — need

Det plejer at gå galt

Programmet bliver en lang række oplæg, og teamet når aldrig selv at arbejde. Hold oplæggene på 10–15 minutter, og giv hvert power couple mindst halvanden times sammenhængende tid til eget modul.
Teamet går i gang med sjove aktivitetsidéer, før I er enige om, hvad kursisterne skal lære. Læg taksonomi-workshoppen før idégenereringen, så formålet styrer aktiviteterne og ikke omvendt (samme pointe som FIAT-modellen).
Ingen ved bagefter, hvad der blev besluttet. Udpeg en referent, og skriv beslutninger ind i teamets beslutningsdokument eller holdningsbog inden søndag middag.
Fremlæggelserne trækker ud, fordi alle fortæller alt. Brug en fast tidsramme (fx 1 minut pr. time, I har spejderne), og saml spørgsmål til feedbackgrupperne bagefter.
Nye teamere hænger fast i fagsproget (PC, PLW, KSK, taksonomi). Lav en ordliste på et A4, og sæt nye sammen med en erfaren i power couple.
Weekenden slutter uden deadlines, så modulerne står stille til næste PLW. Afslut med, at hvert power couple skriver sine næste leverancer og datoer i miniprojektplanen.